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Esta es nuestra sexta entrega en nuestra serie de blogs sobre el Desarrollo del Programa de Análisis Causa Raíz. Anteriormente en la serie introdujimos las seis funciones necesarias dentro de un programa de RCA y luego esbozamos una estructura de equipo recomendada para cumplir con esas funciones. En este artículo, proporcionaremos una descripción detallada de la parte de cada uno de los seis roles del plan dentro de un programa eficaz de RCA.
Adentrémonos.
El Comité Directivo de RCA
Es responsabilidad del Comité Directivo desarrollar y supervisar las funciones estratégicas del  esfuerzo de RCA. Los miembros del Comité Directivo deben tener colectivamente la autoridad para asignar las funciones y responsabilidades de RCA, asignar recursos al esfuerzo y, lo que es más importante, tener un interés colectivo en el éxito del programa.
Los equipos de liderazgo de esta naturaleza por lo general ya existen en casi todas las organizaciones y, como tales, pueden servir como el Comité Directivo simplemente añadiendo la revisión del estado del programa de RCA a las reuniones de rutina programadas regularmente como un punto del orden del día. Esto evita la creación de más burocracia y reuniones duplicadas. Las responsabilidades y funciones del Comité Directivo son las siguientes.
Responsabilidades estratégicas:
- Definir el alcance y la amplitud del esfuerzo de RCA
- Asignar funciones y responsabilidades de RCA
- Revisar y aprobar los requerimientos de recursos del RCA para fines de presupuesto anual
- Establecer y ajustar los KPI del programa (al menos anualmente) para reflejar mejoras en el rendimiento de la organización
- Establecer y revisar los criterios de umbral (al menos una vez al año) para asegurar un equilibrio adecuado entre los facilitadores de RCA capacitados y la demanda formal de RCA
- Patrocinar un plan administrativo de cambio humano donde sea necesario para asegurar el apoyo de las posiciones y departamentos afectados.
Responsabilidades Tácticas:
- Aprobar (o no) las soluciones de RCA recomendadas para la implementación, incluyendo priorización y asignación de recursos
- Supervisar el estado de los RCA abiertos
- Supervisar y asegurar la implementación oportuna de soluciones de RCA aprobadas
- Supervisar la eficacia de las soluciones implementadas
El Campeón de RCA
El Campeón sirve como patrocinador principal del esfuerzo de RCA. Las funciones clave del Campeón son promover el esfuerzo de RCA a través de un apoyo estable y hacer recomendaciones al Comité Directivo para los recursos necesarios para el mantenimiento táctico del programa. Las principales responsabilidades son las siguientes.
Abogacía:
- Supervisar el impacto de la solución de RCA en los KPI del programa y comunicar regularmente estos resultados en toda la organización.
- Promover un espíritu de éxito reconociendo y celebrando los logros y contribuciones específicas del equipo de RCA a la organización
- Atraer el interés individual de ser parte del equipo de RCA comunicando el valor agregado a su carrera y los beneficios para la organización
Recomendaciones de Recursos Tácticos:
- Hacer recomendaciones al Comité Directivo para los requerimientos de recursos del programa de RCA para el proceso presupuestario (horas-hombre, cargos, capacitación, etc.) necesarios para mantener un esfuerzo exitoso de RCA
- Administrar el calendario general de entrenamiento de RCA de la organización
- Rastrear frecuentemente el estado de las RCA abiertas y la implementación de soluciones
- Asegúrese de que el Comité Directivo tenga datos actuales y precisos sobre el estado del RCA y la solución para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la priorización de las acciones.
El Súper Usuario
Dependiendo del tamaño y la estructura de la organización, el papel de Súper Usuario puede ser beneficioso. El Súper Usuario es el nivel por encima de Facilitador en términos de capacitación formal en RCA, experiencia y habilidad con la metodología de RCA y cualquier software de apoyo. También tendrán habilidades avanzadas de facilitación de grupo y también deberán ser el facilitador más experimentado en el sitio. No es raro combinar las funciones de Súper Usuario y Campeón de RCA. Las responsabilidades de Súper Usuario incluyen lo siguiente:
- Facilitar, o ayudar a facilitar, los eventos más significativos y análisis complicados para la organización
- Realizar evaluaciones críticas de la garantía de calidad del análisis de otros facilitadores
- Actuar como mentor de nuevos facilitadores
- Asegúrese de que todos los facilitadores utilicen la metodología de RCA adecuada
- Decidir, en conjunto con el Campeón, cuándo recomendar la asistencia de facilitación imparcial de expertos terceros.
El Facilitador de RCA
Los Facilitadores de RCA, o los profesionales de la metodología, son fundamentales para llevar al equipo de RCA a descubrir las causas del incidente en cuestión y las medidas o soluciones preventivas asociadas. El Facilitador debe ser neutral en el proceso. Muy a menudo las tareas de facilitación se asignan a las posiciones o los individuos debido a sus habilidades técnicas, lo cual puede ser un error. Las habilidades de facilitación y la experiencia técnica son dos talentos claramente diferentes. Los facilitadores de RCA de calidad tienen una personalidad naturalmente amigable, procesos de pensamiento lógico, técnicas superiores de gestión de grupos y dominio de la metodología de RCA. Deben crear una dinámica eficaz del equipo de RCA asegurando que todos los participantes del equipo sean escuchados, manteniendo a las personalidades dominantes bajo control y evitando problemas en el grupo. Las responsabilidades técnicas incluyen asegurarse de que la metodología RCA se siga con exactitud, lo que incluye:
- Crear una definición clara y precisa del problema
- Garantizar que todas las causas de incidentes se identifiquen y documenten en las relaciones causales apropiadas
- Fomentar el pensamiento "fuera de la caja" de los miembros del equipo durante el proceso de identificación de la solución
- Resumir los resultados del RCA con las soluciones recomendadas para la presentación al personal adecuado
El Participante de RCA
La función principal de El Participantes es ser un miembro del equipo de RCA cuando se le solicite. Puede ser cualquiera de los empleados por hora, los gerentes de nivel superior o cualquier otra posición. Los participantes necesitan recibir un nivel de entrenamiento en la metodología de RCA de tal manera que entiendan la terminología y los pasos involucrados. Aunque el nivel de formación es significativamente menor que el de los Facilitadores, los participantes a menudo constituyen la mayor parte de los alumnos debido a la diversidad de los requisitos de personal para los diversos incidentes de RCA. Las responsabilidades a menudo incluyen lo siguiente:
- Mantener una comprensión fundamental de la metodología de RCA empleada
- Participar como miembro del equipo de RCA cuando se le solicite
- Aplicar sus propios conocimientos específicos, habilidades y experiencia para identificar causas de incidentes
- Ayudar en la identificación y recolección de evidencia del incidente como se indica
- Participar en el proceso de identificación de soluciones
Los Primeros Socorristas
El papel de un Primer Socorrista es reunir información y conservar tanta evidencia como sea posible cuando ocurre un incidente. Este papel es especialmente importante para las operaciones de manufactura 24/7. Dado que el tiempo de respuesta es a menudo crítico para preservar la evidencia, es importante que los Primeros Socorristas estén disponibles para servir en esta función. Para tales operaciones, típicamente los Primeros Socorristas son supervisores, personal de piso, personal de mantenimiento, etc. Las actividades de los Primeros Socorristas incluyen principalmente:
- Notificar al personal apropiado que ha ocurrido un evento que active un RCA
- Recopilar información y evidencia del incidente para el equipo de RCA la cual puede incluir:
- Tomar fotografías si es necesario
- Identificar testigos oculares para ser entrevistados por el equipo de RCA
- Recopilar los datos electrónicos relacionados con el incidente en cuestión
- Preservar cualquier evidencia física relacionada al incidente
Al comprender las responsabilidades de cada uno de estos roles, se puede asegurar que el personal apropiado sea asignado a las funciones adecuadas, mientras que al mismo tiempo, se equilibren los cargos existentes con cualquier responsabilidad adicional de RCA.
Hasta el momento, esta serie de blogs ha cubierto:
Los Pasos Clave para Diseñar Su Programa
Definición de Metas y Estado Actual
RCA y Seguimiento de Soluciones y Roles y Responsabilidades
Estructura Recomendada del Equipo RCA.
Y, Descripciones de Cada uno de los Seis Roles Dentro de un Programa de RCA.
Siguiente - Estrategia de Capacitación y Supervisión y Gestión de Esfuerzos de RCA. Manténgase sintonizado para más.
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