El Blog de Análisis Causa Raíz

Un error común es sub-entrenar, principalmente facilitadores de RCA, en relación con el diagrama de disparador que discutimos en un blog anterior. Puede recordar que al desarrollar el diagrama de disparador, se revisa una base de referencia de 3 años de eventos desencadenantes para asegurar un balance adecuado de eventos y facilitadores entrenados. Suponiendo que las responsabilidades de facilitación de RCA serán una adición a las responsabilidades existentes del puesto, uno esperaría que un facilitador condujera un RCA disparado en promedio una vez al mes con una serie de RCA ad hoc menos importantes entre medio, para mantenerse actualizado en las habilidades.

Debería haber al menos un Super Usuario en cada instalación y en el nivel corporativo. Del mismo modo, todo el personal que puede ser un primer respondedor de un evento desencadenado o que se espera que participe en el RCA debe ser entrenado a un nivel apropiado como se indica en la tabla siguiente (haga clic en la foto para ampliarla).

También se debe realizar un curso de "actualización" según sea necesario. Un elemento a menudo pasado por alto en un programa de entrenamiento es la necesidad de mantener niveles óptimos de habilidades con el tiempo, especialmente si hay períodos prolongados donde las habilidades no pueden ser practicadas. Esto a menudo puede ser el caso de eventos disparados debido a su naturaleza aleatoria. Esto crea el peligro de que las habilidades y el conocimiento no mejoren al mismo ritmo que las habilidades de otros trabajos. Esto es especialmente cierto para Facilitadores, Primeros Respondedores y Participantes. Deben mantenerse registros que rastreen el número de RCA facilitados, las primeras respuestas y las participaciones de RCA y se revisen al menos una vez al año. Si los Facilitadores han pasado seis meses, o los Participantes / Primeros Respondedores un año, sin usar estas habilidades, entonces se debe considerar la capacitación de actualización.

El entrenamiento es un componente esencial para todo el personal involucrado con el programa RCA de una organización. Tener los roles adecuados, con las habilidades adecuadas y asegurar que esas habilidades permanezcan frescas con el tiempo es importante para el éxito general de su esfuerzo de RCA.

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Hasta el momento, esta serie de blogs ha cubierto:

Los Pasos Clave para Diseñar Su Programa

Definición de Metas y Estado Actual

RCA y Seguimiento de Soluciones y Roles y Responsabilidades

Estructura Recomendada del Equipo RCA

Y, Descripciones de Cada uno de los Seis Roles Dentro de un Programa de RCA

Y, Estrategia de Capacitación de un Programa de RCA

Esta es nuestra sexta entrega en nuestra serie de blogs sobre el Desarrollo del Programa de Análisis Causa Raíz. Anteriormente en la serie introdujimos las seis funciones necesarias dentro de un programa de RCA y luego esbozamos una estructura de equipo recomendada para cumplir con esas funciones. En este artículo, proporcionaremos una descripción detallada de la parte de cada uno de los seis roles del plan dentro de un programa eficaz de RCA.

Adentrémonos.

El Comité Directivo de RCA

Es responsabilidad del Comité Directivo desarrollar y supervisar las funciones estratégicas del esfuerzo de RCA. Los miembros del Comité Directivo deben tener colectivamente la autoridad para asignar las funciones y responsabilidades de RCA, asignar recursos al esfuerzo y, lo que es más importante, tener un interés colectivo en el éxito del programa.

Los equipos de liderazgo de esta naturaleza por lo general ya existen en casi todas las organizaciones y, como tales, pueden servir como el Comité Directivo simplemente añadiendo la revisión del estado del programa de RCA a las reuniones de rutina programadas regularmente como un punto del orden del día. Esto evita la creación de más burocracia y reuniones duplicadas. Las responsabilidades y funciones del Comité Directivo son las siguientes.

Responsabilidades estratégicas:

• Definir el alcance y la amplitud del esfuerzo de RCA
• Asignar funciones y responsabilidades de RCA
• Revisar y aprobar los requerimientos de recursos del RCA para fines de presupuesto anual
• Establecer y ajustar los KPI del programa (al menos anualmente) para reflejar mejoras en el rendimiento de la organización
• Establecer y revisar los criterios de umbral (al menos una vez al año) para asegurar un equilibrio adecuado entre los facilitadores de RCA capacitados y la demanda formal de RCA
• Patrocinar un plan administrativo de cambio humano donde sea necesario para asegurar el apoyo de las posiciones y departamentos afectados.

Responsabilidades Tácticas:

• Aprobar (o no) las soluciones de RCA recomendadas para la implementación, incluyendo priorización y asignación de recursos
• Supervisar el estado de los RCA abiertos
• Supervisar y asegurar la implementación oportuna de soluciones de RCA aprobadas
• Supervisar la eficacia de las soluciones implementadas

El Campeón de RCA

El Campeón sirve como patrocinador principal del esfuerzo de RCA. Las funciones clave del Campeón son promover el esfuerzo de RCA a través de un apoyo estable y hacer recomendaciones al Comité Directivo para los recursos necesarios para el mantenimiento táctico del programa. Las principales responsabilidades son las siguientes.

Abogacía:

• Supervisar el impacto de la solución de RCA en los KPI del programa y comunicar regularmente estos resultados en toda la organización.
• Promover un espíritu de éxito reconociendo y celebrando los logros y contribuciones específicas del equipo de RCA a la organización
• Atraer el interés individual de ser parte del equipo de RCA comunicando el valor agregado a su carrera y los beneficios para la organización

Recomendaciones de Recursos Tácticos:

• Hacer recomendaciones al Comité Directivo para los requerimientos de recursos del programa de RCA para el proceso presupuestario (horas-hombre, cargos, capacitación, etc.) necesarios para mantener un esfuerzo exitoso de RCA
• Administrar el calendario general de entrenamiento de RCA de la organización
• Rastrear frecuentemente el estado de las RCA abiertas y la implementación de soluciones
• Asegúrese de que el Comité Directivo tenga datos actuales y precisos sobre el estado del RCA y la solución para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la priorización de las acciones.

El Súper Usuario

Dependiendo del tamaño y la estructura de la organización, el papel de Súper Usuario puede ser beneficioso. El Súper Usuario es el nivel por encima de Facilitador en términos de capacitación formal en RCA, experiencia y habilidad con la metodología de RCA y cualquier software de apoyo. También tendrán habilidades avanzadas de facilitación de grupo y también deberán ser el facilitador más experimentado en el sitio. No es raro combinar las funciones de Súper Usuario y Campeón de RCA. Las responsabilidades de Súper Usuario incluyen lo siguiente:

• Facilitar, o ayudar a facilitar, los eventos más significativos y análisis complicados para la organización
• Realizar evaluaciones críticas de la garantía de calidad del análisis de otros facilitadores
• Actuar como mentor de nuevos facilitadores
• Asegúrese de que todos los facilitadores utilicen la metodología de RCA adecuada
• Decidir, en conjunto con el Campeón, cuándo recomendar la asistencia de facilitación imparcial de expertos terceros.

El Facilitador de RCA

Los Facilitadores de RCA, o los profesionales de la metodología, son fundamentales para llevar al equipo de RCA a descubrir las causas del incidente en cuestión y las medidas o soluciones preventivas asociadas. El Facilitador debe ser neutral en el proceso. Muy a menudo las tareas de facilitación se asignan a las posiciones o los individuos debido a sus habilidades técnicas, lo cual puede ser un error. Las habilidades de facilitación y la experiencia técnica son dos talentos claramente diferentes. Los facilitadores de RCA de calidad tienen una personalidad naturalmente amigable, procesos de pensamiento lógico, técnicas superiores de gestión de grupos y dominio de la metodología de RCA. Deben crear una dinámica eficaz del equipo de RCA asegurando que todos los participantes del equipo sean escuchados, manteniendo a las personalidades dominantes bajo control y evitando problemas en el grupo. Las responsabilidades técnicas incluyen asegurarse de que la metodología RCA se siga con exactitud, lo que incluye:

• Crear una definición clara y precisa del problema
• Garantizar que todas las causas de incidentes se identifiquen y documenten en las relaciones causales apropiadas
• Fomentar el pensamiento "fuera de la caja" de los miembros del equipo durante el proceso de identificación de la solución
• Resumir los resultados del RCA con las soluciones recomendadas para la presentación al personal adecuado

El Participante de RCA

La función principal de El Participantes es ser un miembro del equipo de RCA cuando se le solicite. Puede ser cualquiera de los empleados por hora, los gerentes de nivel superior o cualquier otra posición. Los participantes necesitan recibir un nivel de entrenamiento en la metodología de RCA de tal manera que entiendan la terminología y los pasos involucrados. Aunque el nivel de formación es significativamente menor que el de los Facilitadores, los participantes a menudo constituyen la mayor parte de los alumnos debido a la diversidad de los requisitos de personal para los diversos incidentes de RCA. Las responsabilidades a menudo incluyen lo siguiente:

• Mantener una comprensión fundamental de la metodología de RCA empleada
• Participar como miembro del equipo de RCA cuando se le solicite
• Aplicar sus propios conocimientos específicos, habilidades y experiencia para identificar causas de incidentes
• Ayudar en la identificación y recolección de evidencia del incidente como se indica
• Participar en el proceso de identificación de soluciones

Los Primeros Socorristas

El papel de un Primer Socorrista es reunir información y conservar tanta evidencia como sea posible cuando ocurre un incidente. Este papel es especialmente importante para las operaciones de manufactura 24/7. Dado que el tiempo de respuesta es a menudo crítico para preservar la evidencia, es importante que los Primeros Socorristas estén disponibles para servir en esta función. Para tales operaciones, típicamente los Primeros Socorristas son supervisores, personal de piso, personal de mantenimiento, etc. Las actividades de los Primeros Socorristas incluyen principalmente:

• Notificar al personal apropiado que ha ocurrido un evento que active un RCA
• Recopilar información y evidencia del incidente para el equipo de RCA la cual puede incluir:
  • Tomar fotografías si es necesario
  • Identificar testigos oculares para ser entrevistados por el equipo de RCA
  • Recopilar los datos electrónicos relacionados con el incidente en cuestión
  • Preservar cualquier evidencia física relacionada al incidente

Al comprender las responsabilidades de cada uno de estos roles, se puede asegurar que el personal apropiado sea asignado a las funciones adecuadas, mientras que al mismo tiempo, se equilibren los cargos existentes con cualquier responsabilidad adicional de RCA.

Hasta el momento, esta serie de blogs ha cubierto:

Los Pasos Clave para Diseñar Su Programa

Definición de Metas y Estado Actual

RCA y Seguimiento de Soluciones y Roles y Responsabilidades

Estructura Recomendada del Equipo RCA.

Y, Descripciones de Cada uno de los Seis Roles Dentro de un Programa de RCA.

Siguiente - Estrategia de Capacitación y Supervisión y Gestión de Esfuerzos de RCA. Manténgase sintonizado para más.

Nuestro artículo anterior en esta serie de blog de Desarrollo de Programas de RCA introdujo los seis roles requeridos en su equipo de análisis de causas para cubrir todas las funciones necesarias. Esta entrega de la serie profundiza en la estructura del equipo y proporciona algunas consideraciones importantes para decidir a quién debe participar.

Roles y Responsabilidades

El esfuerzo de RCA en cualquier organización requerirá un número de participantes en varios niveles de la organización que tengan papeles distintos con responsabilidades muy específicas. Una vez que se establecen los procesos de flujo de trabajo, es hora de asignar estos roles y responsabilidades a individuos específicos, determinar las necesidades de capacitación y decidir si un plan de gestión del cambio humano formal será deseable para ayudar a los empleados a asumir sus nuevas tareas. Estas responsabilidades deben ser claramente entendidas para asegurar que el personal apropiado sea asignado a los diversos roles que incluyen lo siguiente:

Para ayudar en lo anterior, es útil revisar la naturaleza y dinámica de un equipo RCA en funcionamiento.

El papel de un equipo de análisis es aplicar la metodología RCA a un incidente particular. Se utiliza un conjunto predeterminado de condiciones o disparadores para determinar qué incidentes califican para una RCA formal. El Campeón de RCA en colaboración con un Facilitador designado entonces decide a través del proceso de definición de problemas cuánto esfuerzo se va a gastar en el análisis, es decir, qué habilidades deben tener los participantes que estarán en el equipo y cuántos de cada uno, basados en la gravedad del incidente. Como regla general, el costo de los recursos gastados debe ser significativamente menor que el beneficio potencial de un resultado exitoso. En otras palabras, el esfuerzo debe producir un ROI favorable o reducir en gran medida el riesgo de una recurrencia de incidentes ambientales o de seguridad. A menudo es útil definir niveles de umbral, o puntos de quiebre para esfuerzos menores, significativos o mayores de RCA para proporcionar orientación.

El Facilitador lidera el proceso de análisis. Los equipos deben ser multi funcionales y constarán de 6 a 8 miembros, dependiendo de la naturaleza, complejidad y gravedad del incidente bajo investigación. Al montar un equipo RCA, el Campeón o Facilitador tienen la opción de incluir a las personas directamente involucradas en el incidente que está siendo analizado en el equipo, o involucrarlos solo como entrevistados. A menudo es beneficioso incluir un miembro del equipo sin el conocimiento de primera mano del incidente, pero que tenga familiaridad con el proceso, equipo, etc., a fin de ayudar a la objetividad al grupo y evitar el "pensamiento de grupo". Estos miembros deben ser cuidadosamente seleccionados para asegurarse que agreguen valor. Tener personas asignadas al equipo de análisis porque están disponibles sólo hará perder tiempo. El equipo también debe tener a su disposición todos los hechos, pruebas y la línea de tiempo de todo lo relativo al incidente.

Ciertos puntos en el análisis pueden requerir información adicional que no está disponible dentro de la organización. Por ejemplo, puede ser necesario ponerse en contacto con proveedores o vendedores en relación con las cuestiones de diseño. El propietario del incidente deberá comprender y fomentar el seguimiento de este tipo de recolección de información.

Cuando se inicia el programa RCA, se recomienda enfocarse en la calidad del análisis y no en la cantidad. Unas pocas victorias rápidas son importantes para generar impulso y confianza en el proceso.

Las responsabilidades específicas del equipo RCA incluyen lo siguiente:

• Revisar los hechos, pruebas y línea de tiempo de todo lo relativo al incidente.
• Entreviste testigos oculares u otros que puedan tener un conocimiento útil del incidente en cuestión, pero no están en el equipo de análisis.
• Entreviste expertos en la materia.
• Proporcionar la experiencia técnica para la resolución de problemas incluyendo reconocimiento de acciones y condiciones y posibles propuestas de solución.
• Realice un análisis RCA. La metodología Apollo Análisis Causa Raíz incluye: 
  • Validación de la definición del problema según lo determinado previamente por el Campeón y el Facilitador.
  • Creación del diagrama de causa y efecto utilizando el software RealityCharting®.
  • Identificar las condiciones y acciones que precipitaron el incidente bajo investigación.
  • Proponer soluciones efectivas para eliminar las condiciones y acciones seleccionadas que sean realistas y bajo el control de la gerencia de la instalación.
• Resumir las conclusiones en un informe al Campeón que se presentará al Comité Directivo. Estar disponible para responder cualquier pregunta que el Comité Directivo pueda tener en relación con el informe.

Una vez asignados los roles y responsabilidades, se debe desarrollar un plan integral de capacitación que abarque la metodología RCA y cualquier necesidad identificada de manejo del cambio, con un calendario específico.

Hasta el momento, esta serie de blogs ha cubierto:

Los Pasos Clave para Diseñar Su Programa

Definición de Metas y Estado Actual

RCA y Seguimiento de Soluciones y Roles y Responsabilidades

Y, Estructura Recomendada del Equipo RCA.

La próxima edición revisará las responsabilidades específicas de los seis roles del RCA. Mantente sintonizado para más.