El Blog de Análisis Causa Raíz

Autor: Kevin Stewart

Auditoria es definido por el diccionario como: “una examinación y revisión metódica.” Cuando hablamos de auditar sus investigaciones de Análisis de Causa Raíz (RCA, por sus siglas en Ingles), hablamos justamente de eso – de una examinación y revisión metódica. Esto está más fácil dicho que hecho, especialmente sin alguna medida especifica con la cual comparar. Si establecemos un estándar bajo el cual se puede medir y comparar la calidad del RCA, la auditoria entonces simplemente se convierte en una revisión del RCA comparado con el estándar aceptado y luego se determina que tan bien se sigue dicho estándar. Este artículo se trata de ayudarle a desarrollar un estándar, y además ofrecerle una plantilla gratuita para calificar su actual proceso para ayudarle a empezar con éxito.

¿Se puede tener el peor programa de RCA en el mundo y no alcanzar ningún criterio mencionado, pero tener una solución efectiva que:

• Prevenga recurrencia,
• Alcance las metas y objetivos,
• Este bajo nuestro control, y
• No causa algún otro problema?

Seguro, y es difícil argumentar en contra del éxito. Dudo que alguien diga: “Aunque esta solución prevenga que el problema recurra, viene de un RCA que no cumple con nuestros rigurosos métricos de alta calidad, entonces no lo podemos emplear.” Este ejemplo es completamente posible, aunque la probabilidad sea diminuta. Si tenemos un conjunto de medidas para comparar nuestro RCA para asegurar que nuestras alcance un estándar de calidad, entonces la probabilidad de que tengas una solución efectiva que provenga de aquel RCA incrementa considerablemente.

¿Entonces, cuales características del RCA con importantes?

Aquí se muestran algunas preguntas por considerar:

(Si necesitas recordar algunos de estos puntos, he incluido el número de página relevante del libro electrónico “RealityCharting: Seven Steps to Effective Problem-Solving and Strategies for Personal Success” por Dean L. Gano.)

• ¿Las causas pasan la prueba de sustantivo y verbo? (página 83)

• ¿Las causas tienen demasiadas palabras o descripciones innecesarias?
• ¿Los elementos causales pasan todas las pruebas de lógica? (página 108)
  • Verificación lógica de tiempo-espacio
    • ¿Las causas de este efecto existen al mismo tiempo?
    • ¿Las causas de este efecto existen en el mismo lugar?
  • Verificación lógica causal
    • Si remueves la causa, ¿el efecto sigue existiendo?Si la respuesta es no, entonces la causa es necesaria para la relación causal y deberá permanecer en el gráfico. Si la respuesta es sí, deberá ser removida o reposicionada.
• ¿Hay alguna violación a la regla? De ser así, ¿cuáles son y acaso pasan el estándar mínimo? Reglas por incluir:
  • ¿Alguna de las cajas de causas están vacías?
  • ¿Existen causas sin conexión en el grafico?
  • ¿Cada causa ha sido identifica como una acción o una condición?
  • ¿Cada efecto satisface el Segundo principio (causas existen en un continuo infinito, hay una acción y una condición para cada efecto)?
  • ¿Han sido eliminadas todas las conjunciones? Recuerda que “y” es a menudo interpretado como “causado,” que lleva a la mala interpretación y al error. (paginas 67-68)
  • ¿Cada causa tiene la evidencia adecuada que la respalde para justificas su inclusión en el grafico?
  • ¿Cada rama tiene un identificado un alto? Abajo se muestran altos potenciales: (paginas 88-89)
    • Signo de Interrogación – se necesita más información; una Acción es creada.
    • Condición Deseada – no se necesita seguir preguntando el porqué.
    • Falta de Control – algo de lo cual usted o su organización no tienen control, por ejemplo, “las leyes de la física.”
    • Nuevo Efecto Primario – un análisis separado es requerido.
    • Otros Caminos de Causa son Más Productivos – continuar por este camino sería una pérdida de tiempo.
• ¿La matriz de solución recae en una caso típico?, tal como:

¿Las soluciones han sido comparadas con algún criterio estándar, con un rango estándar, para minimizar la posibilidad de que soluciones favoritas sean elegidas? (página 118-120)

• ¿Cada solución ha sido asignada a un miembro del equipo y otorgada un plazo para finalizarlo?
• ¿El grafico cumple con los cuatro principios de la causalidad? (página 36)
  • Las causas y los efectos son la misma cosa.
  • Las causas existen en un continuo infinito.
  • Cada efecto tiene al menos dos causas causes en la forma de acciones y condiciones.
  • Un efecto existe solamente si sus causas existen en el mismo tiempo y espacio.
• ¿La definición del problema establece un valor financiero claro y significativo que permitirá a la gerencia hacer decisiones y aprobaciones adecuadas?
  • ¿Si el valor financiero no es apropiado (por seguridad o por una fatalidad potencial), entonces, la definición del problema requiere algún otro valor significativo?
• ¿Todos los elementos de acción han sido resueltos? (Elementos de acción pueden incluir áreas en donde más información es requerida, hay problemas de evidencia, o algún elemento que ha sido incluido manualmente que necesita ser resuelto y borrado).

El próximo paso en desarrollar una auditoria, es generar una lista en la cual su RCA será comparado.

Este listado puede provenir de los elementos de arriba, su propia lista, o alguna combinación de las dos. Una vez tengas una lista de artículos que auditar, necesitaras crear una escala de calificaciones. Esto puede ser una situación de aprobado/reprobado o una escala que califica del 0 al 5 a cada artículo. Esta última le puede permitir dar crédito parcial a algunos elementos que no satisfacen por completo el estándar.

Desarrolla una hoja de calificación para cada artículo y califica cada uno. No olvides dejar espacio para notas para que el auditor pueda explicar sus razones por otorgar crédito parcial. Es útil agregar una directriz para cada artículo, para que el auditor tenga un criterio de como calificarlo. Un ejemplo de una directriz puede verse así:

0 = No existe
1 = Algunas están en su lugar, pero no son correctas
2 = Varias están en su lugar y algunas con correctas
3 = Todas están en su lugar, pero solo algunas son correctas
4 = Todas están en su lugar y la mayoría son correctas
5 = Todas están en su lugar y todas son correctas

Con directrices como éstas fácilmente disponibles como una referencia en su hoja de calificación, ayuda a garantizar la coherencia en el marcador, sobre todo si hay varias personas que estarán anotando en un RCA.

Ahora todo lo que tienes que hacer es revisar su RCA en comparación con su lista, calificarla, y definir algún mínimo de aprobado.

Esto asegurara que cada RCA sea comparado con un estándar consistente que pueda ser repetido por varias personas, a pesar de que siempre vaya a haber diferencia si múltiples personas están auditando los RCAs. Las diferencias pueden ser minimizadas por tener solo una persona llevando acabo la auditoria o calibrando la auditoria, o trayendo al personal junto y calificar varios como grupo tal de que todos los auditores entiendan el matiz de calificar.

Mientras que he proporcionado una lista bastante completa, de lo que se requiere para comprobar, al momento de auditar un RCA, mi experiencia es que un RCA puede cumplir con todos los requisitos anteriores y todavía tener algunos problemas. El problema mayor es que la lógica puede ser correcta, pero las causas no, por lo que el RCA puede pasar las pruebas pero no será lo que realmente solucione el problema. El hecho es que los seres humanos están involucrados y que cometemos errores. A veces los errores pueden ser causados ​​por los investigadores inexpertos que necesitan más práctica. Otras razones para error son algunos de los filtros que hablamos, por ejemplo, las limitaciones de tiempo, las nociones preconcebidas o prejuicios, problemas de lenguaje, etc. Esto significa que todavía hay un componente que necesita ser revisado por alguien para la integridad general y para las cosas que una computadora no puede buscar. Esta persona puede ser una persona externa del corporativo, un contratista o un recurso interno.

RealityCharting® tiene las herramientas disponibles para el revisor para ayudarle a criticar el análisis tales como comprobar las reglas, el informe de elementos de acción , vista del elemento causal, y lo más importante contiene un tablero de interactivo.